Jak wyznaczać priorytety? Macierz Eisenhowera

Jak zarządzać sobą w czasie, aby nie czuć zagubienia wśród wielu spraw? W jaki sposób odróżnić to, co ważne od tego, co pilne? Które zadania wpływają na wzrost efektywności osobistej? Za pomocą tego artykułu poznasz matrycę priorytetów i dowiesz się, jak z niej korzystać na 100%.

Macierz Eisnehowera jest popularnym narzędziem, ale nie w pełni wykorzystywanym. (Fot. Paico Oficial źródło: Unsplash)

O matrycy priorytetów

Dwight Eisenhower, dowódca amerykańskiego wojska, 34. prezydent Stanów Zjednoczonych, słynący z zarządzania nie tylko armią, ale i sobą w czasie, aby zaplanować swój dzień, narysował macierz, nadając zadaniom priorytety. Do tego narzędzia odniósł się Stephen Covey w bestselerowej książce pt. „7 nawyków skutecznego działania”. Zostało ono zobrazowane poniżej.

Macierz Eisenhowera zwana matrycą zarządzania czasem, źródło: Stephen Covey, 7 nawyków skutecznego działania, Poznań 2012, s. 152.

Powyższa macierz różnicuje zadania pod względem 2 kategorii: ważności, czyli znaczenia oraz pilności, a więc uzależnienia od czasu. Składa się z 4 części:

Ćwiartka I - obejmująca aktywności pilne i ważne, naglące, angażujące uwagę, dotyczące reagowania na sytuacje kryzysowe i opatrzone datą realizacji. To pożary, przez które możemy mieć problem ze zmrużeniem oka, powodują napięcie i zmęczenie.
Ćwiartka II - zadania niepilne lecz ważne, dotyczące: budowania związków międzyludzkich, planowania i działań prewencyjnych, szukania nowych możliwości. Za nimi kryją się pozytywne emocje. Prawdziwe "chcę" to słowo-klucz.
Ćwiartka III - działania nieważne i pilne, takie jak: część korespondencji i spotkań, niektóre rozmowy telefoniczne, popularne aktywności. To zadania ważne dla innych osób, ale nie dla nas, iluzje i powinności.
Ćwiartka IV - śmietnik. Znajdują się w niej sprawy nieważne i niepilne, czyli pożeracze czasu oraz przyjemności. Są to działania należące do tych, które należy przejrzeć i wybrać te do pominięcia lub wyeliminowania.

Zadania ważne i pilne bywają postrzegane jako najistotniejsze dla utrzymania wysokiej efektywności. W rzeczywistości nie mają przełożenia na jej poziom, ponieważ wynikają z potrzeby chwili, wymagają wyłącznie szybkiego wykonania, za nimi należy nadążać. Aktywności niepilne i ważne najbardziej wpływają na produktywność, związane są z realizacją celów długoterminowych. To nad nimi musimy pracować, ponieważ z czasem mogą zamienić się w pilne i ważne.

Jak zastosować macierz?

W skorzystaniu z tego narzędzia pomaga wykonanie listy zadań. Oto przykład:

wykonać zlecone badania lekarskie,
sporządzić raport dla przełożonego,
wezwać fachowca do naprawy pralki,
zaplanować domowy budżet,
złożyć pracę dyplomową do poniedziałku,
znaleźć nowe przedszkole dla syna,
zorganizować urodziny,
kupić nowy płaszcz,
opłacić rachunki.

Następnie, należy narysować tabelę, taką jak na poniższym rysunku i wpisać aktywności w odpowiednie ćwiartki.

Przykład zastosowania matrycy zarządzania czasem. Źródło: opracowanie własne.

Podczas wypełniania tabeli może pojawić się problem oddzielenia spraw pilnych od ważnych, co zazwyczaj oznacza niewyznaczenie celów. Bez nich łatwo jest trwonić swój czas, czasami na realizację zamiarów innych ludzi. Jeśli znajdujesz się w tej sytuacji przejdź do artykułu pt. Wstęp do wyznaczania mądrych celów.

W perspektywie długoterminowej korzystanie z wyżej opisanego narzędzia przynosi, między innymi: wzrost efektywności, ograniczenie stresujących sytuacji oraz satysfakcję, dzięki koncentrowaniu swojej energii na tym, co ma największe znaczenie.

Źródła:

Stephen Covey, 7 nawyków skutecznego działania, REBIS, Poznań 2012.
Mike Clayton, Zarządzanie czasem: Jak efektywnie planować i realizować zadania, Samo Sedno, Warszawa 2011.